نصائح إدارية شقية - الجزء الأول

أنا زي بابا بالظبط، في الشدَِة شديد وفي القوة قوي.. قوي قوي..

• علاء ولي الدين، الناظر

من أهم النصائح التي اقدمها إلي الزملاء الاداريين هي ما سوف اقوم بكتابته في هذا المقال ولذلك احضر كوب الشاي الخاص بك وهيا بنا نبدأ

١. عندما يهتم الموظف بالخصم أكثر من صورته لديك - فأنت المشكلة.

عندما تجد العاملين تحت مظلة ادارتك يهتمون بالخصومات والتعنيف عند استخدام المادة اكثر مما يهتم بصورته لديك كمدير، فأنت في هذه الحالة لم تقم ببناء اي علاقات ودية بينك وبين هذا الموظف، انت لست صديقاً له ولا يمتلك أي شعور طيب تجاهك واهم خطوات الادارة هي بناء علاقات شخصية تسمح في اطار العمل بالتأثير المضاعف على الاخرين.

هناك نوعان من المدراء

• المدير القوي: وهو يعتمد في الاصل على الصلابة والالتزام وعدم التمرير لأي سبب كان، وتكمن نقطة ضعفه في كونه مديراً قوياً فلا احد يحبه كشخص ولكن قد يحترمونه او يقدرونه فقط وعدم وجود صلات عاطفية بين هذا المدير وموظفيه يجعل فرصه الادارية اقل في احتواء الموظفين وتفهم مشاكلهم والتعامل معها.
• المدير الصديق: ايضاً المدير الصديق دائماً يجعل بشكل او بآخر طلباته غير مهمة، ويشعر من يعمل معه انه لن ينفذ تهديداً او يأخذ قراراً حاسماً ابداً لذلك ليس هذا الحل الامثل في الادارة.

والحل الامثل يتمثل في التلون بين هذين النوعين، ان تكون قوياً وقتما يحين الموعد وان تكون صديقاً ولطيفاً ومقدراً لما يبذله الجمع من مجهود.

٢. توازن التشجيع

التشجيع الدائم لموظفيك على امور عادية (امور اليوم باليوم) ليس من أفضل الامور التي يفعلها اي مدير وقبل ان نشرع في هذا الجزء عليك التفرقة بين الشكر وبين التشجيع، فالشكر هو امر شخصي يمكنك استخدامه متى شئت وكيفما شئت فلو احد زملائك من الموظفين الاقل درجة منك او المرؤوسين قام بمناولتك القلم لوجب شكره على ذلك، ولكن لا يتطلب هذا الموقف تشجيعاً منك على ما فعل.

اعطاؤك القلم امر لطيف منه، انت طلبت القلم وهو ناولك اياه، فشكراً له اذن ولكن لا يجب أن تقوم بتشجيعه والثناء عليه لهذا الفعل مما يضعف من قيمة الثناء نفسه...

هناك انواع من الاعمال التي يمكنك ان تراها يومياً، مثلاً:

1. عمل أقل من المتوقع: وفيه عليك تقييم من فعل هذا العمل وتحسين قدراته وارشاده دون ثناء، ويمكنك شكره إن اردت لانه في النهاية بذل جهداً.
2. عمل قدر المتوقع: لا يتوجب عليك الثناء اثناء استلام العمل من الموظف كما يجب، فهذا عمله في الاصل وتم تعيينه لكي يقوم به.
3. عمل فوق المتوقع: وهنا عليك الاشادة والثناء بالقدر الذي قام به هذا الموظف وبدرجة تتناسب مع تنفيذ هذا العمل.

ويمكن طرح مثال على ذلك لكي يصبح اكثر وضوحاً:

أنت طلبت من (مهند) وهو موظف يعمل في قطاعك ان يقوم بتنفيذ تقرير فيه ثلاث امور بشكل مفصل، وهنا سوف نقوم بافتراض خمسة افتراضات

1. لم يقم مهند بعمل شيء: عليك اتخاذ الاجراء القانوني ضده فوراً لان الامر المباشر لو تم من خلالك ولم يتم تنفيذه سوف يجعل من (مهند) رأس التمرد في الفريق وتصبح شخصيتك انت على المحك.
2. قام مهند بعمل المهمة ناقصة: عليك هنا ان تقوم بتوجيهه وطلب اعادة المهمة مرة اخرى بالشكل الذي طلبته انت.
3. قام مهند بعمل المهمة كما طلبت: عليك هنا ان تقوم بشكره ولا يتطلب هذا اكثر من ذلك.
4. قام مهند بعمل ما طُلب منه مع اضافات وتفاصيل للتقرير: عليك هنا الثناء عليه وحده وامام زملائه ايضاً والاكتفاء بالثناء اللفظي امام الزملاء.
5. قام مهند بعمل تقرير قوي مفصل ومضاف عليه مختصر من ارقام وعمليات وتقارير متصلة بالتقرير: يجب عليك شكره والثناء عليه مادياً ومعنوياً، فيجب الثناء عليه امام زملائه واعطائه الرصيد كاملاً ثم زيادته في الراتب لهذا الشهر.

ما هي مخاطر عدم الاخذ بهذه النصائح؟

لو لم يعاقب مهند عند التقصير سوف يستمر في تقصيره ثم ينتقل إلي مرحلة التقاعس والتململ وعصيان الاوامر والطلبات بغرض الظهور وفرض السلطة والحد من سلطتك، اما عند الثناء في اي حالة لا تطلب الثناء سوف يجعل هذا من ثنائك لا معنى له فيما بعد، فلن يستطيع فريقك معرفة ما هو الامر العادي، والجيد والفرق بينهما وبين الامر الرائع، وعدم تقدير الموظف المجتهد سوف يجعله في حالة عدم رضى عن وضعه مما سوف يحط من حماسته وقدرته على الابداع والتقدم وزيادة احساس عدم التقدير من قبل المؤسسة. واخيراً عند تجاهل المجهود الغير اعتيادي واعتباره اعتيادياً سوف يجعل من الموظف محبطاً يقوم بعمل اليوم بملل ويتحول إلي كسول بدلاً من نشيط وقادر على العطاء.

٣. التفرقة بين الموظفين أمر واجب

يظن البعض ان التفرقة بين الموظفين امر غير مستحب، بينما في واقع الامر، التفرقة بين الموظفين أمر واجب وعليك دائماً الاهتمام به ويمكننا شرح ذلك بمثال.

فارس ومهند يعملان بقسم المبيعات، يقوم فارس بعمله على اكمل وجه وفي كل شهر تزداد ارقامه او تثبت عند الرقم الموجب بينما لا يحقق ذلك مهند، العدالة هنا هي أن فارس لا يقوم بعمل أفضل مما طُلب منه، ولكنه يقوم بعمله بشكل رائع بينما يقوم مهند بالكاد بانجاز بعض العمل المطلوب منه.

لو تأخر كلاً من فارس ومهند عن العمل او تخلف احدهم عن حضور اجتماع.. الخ ماذا عليك ان تفعل مع كلاً منهما؟

في حالة فارس يمكنك التغاضي او تمرير المشكلة، مع لفت النظر شفهياً بالخطأ في حين عليك اتخاذ الاجراء القانوني تجاه مهند دون تردد. مما يجعل فارس يفهم اهمية انجازه للعمل، هو شخص ملتزم يقوم بإداء وظيفته لذلك يمكننا لفت الطرف عنه اما عن صديقه مهند فهو مُقصر وعليه ان يحاسب في كلا الامرين وان يرى فارس يعامل بشكل افضل ويترقى بشكل أسرع.

4. لا تصدق كل ما يقولون

عليك أن تستمع إلي الجميع، فالموظف الذي يقوم بدس السم في العسل لك وهو يقوم بنقل الاحداث موجود دائماً والاخر الذي يقوم بنقل الاحداث -فقط- للحفاظ على المؤسسة موجود والاخر الذي لا يتحدث إلي اي شخص بدون ان تقوم انت بسؤاله موجود ايضاً.

اغلب الوقت تجد الموظف الذي يحاول التقرب منك عن طريق الاطراء المستمر في قدرتك وحكمتك وعبقريتك الادارية وللأسف يحب الجميع هذا الامر بشدة وهذه طبيعة بشرية، لذلك عليك الحذر ممن يقوم بإطراءك بسبب وبدون.. هذا الموظف هو خطر داهم لمؤسستك!

سوف يقوم بنقل احداث غير حقيقية او بشكل غير حقيقي لذلك عليك ان تستمع إلي الجميع وان تعرف الحقيقة كاملة ولا تظن ان احد الموظفين كاذب ولكن كلاً يرى بعينيه وحسب ولذلك عليك انت ان تتحرى الحقيقة والتي هي مزيج بين ما يراه الجميع.

سوف نقوم بطرح المزيد من النصائح في مقال اخر ولكننا سوف نكتفي بهذا لليوم كي لا يطول المقال اكثر.